Aujourd’hui je vous propose de vous faire un cadeau à vous-même.
Et plus précisément à votre vous de la rentrée.
À cette personne reposée que vous serez après vos vacances, qui reprendra le chemin du bureau, traînant les pieds en imaginant l’état de votre boîte mail.
Vous parierez sans doute sur le nombre de mails reçus : Allez, 2 à 3 semaines de vacances, ça fait bien 500 mails au bas mot.

3 effets :
Épuisant : A peine rentrée, vous êtes déjà pied au plancher pour faire le tri en plus de votre travail journalier.
Déprimant : Comment faire pour trier tous ces mails tout en reprenant le cours de vos dossiers ?
Inefficace : Combien d’heures perdues à trier alors que les ¾ ne vous concernent pas/plus ?

Le bénéfice des vacances doit rester le plus longtemps possible. Ne le sabotons pas.

C’est pourquoi je vous propose d’anticiper dès aujourd’hui votre rentrée avec 3 astuces simples pour faire baisser le nombre de mails reçus de 20% à 30%.

Je vous entends déjà penser que vous n’avez pas de temps à investir pour mettre en place ces conseils mais sachez que ces règles simples vous feront gagner du temps à la rentrée mais aussi après.
Une heure de « perdue », 10 de gagnées !

Conseil n°1 : Entamer une Detox des spams
Nous avons tendance à les effacer au fur et à mesure sans nous en apercevoir, mais le nombre de minutes accumulées à les supprimer est effrayant… surtout quand ils se sont amassés sur une longue période. Même si vous cherchez à supprimer les mails par type de destinataire, le principe même du spam est de ne pas avoir le même destinataire… Une vraie perte de temps !
Utilisez les services anti-spam de votre boîte mail. Ils arriveront automatiquement dans un dossier SPAM.
Vérifiez toutefois de temps en temps son contenu. Parfois certains mails intéressants peuvent s’y glisser comme par exemple l’inscription à une newsletter (comme la mienne!) ou le mail d’un prestataire.

Conseil n°2 : Filtrer les mails gourmands en temps
Toutes les messageries électroniques en disposent. Pour certains types d’e-mail, vous pouvez choisir de les faire arriver directement dans un dossier avec un libellé spécifique que vous consulterez quand vous aurez du temps ou quand vous en aurez besoin.
Votre tante vous fait suivre régulièrement des mails avec des photos de chatons ? Créez lui par exemple un dossier spécifique « Tata chatons » et tous ces mails arriveront directement dedans. Vous aurez tout le loisir de les regarder tranquillement quand vous aurez le temps. Idem pour les newsletters (sauf la mienne!) ou autres envois récurrents.
C’est tout autant de mails qui n’apparaîtront plus dans votre boîte de réception.

Conseil n°3 : Prévenir plutôt que guérir
Si vous êtes absente, faites le savoir avec un message d’auto-réponse clair et court sur lequel vous indiquez vos dates d’absence et la personne éventuelle à contacter en cas d’urgence. Si vous le pouvez mettez directement vos dates d’absence dans le titre du message.
Un message court et clair est plus rapidement mémorisé qu’un message long (on a tous tendance à lire en travers n’est-ce pas ?)

Notez que je ne vous conseille pas de faire le tri de vos mails pendant vos vacances : ce n’est pas une option !

Et vous ? Quels sont vos astuces pour alléger votre boîte mail ? N’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous et en attendant de vous lire, je vous souhaite de belles vacances !