Retour de vacances rime invariablement avec mails à trier.

Je vous vois déjà : vous vous installez à votre bureau, vous allumez votre ordinateur, vous ouvrez votre boite mail et là, le chiffre du nombre de mails entrants grimpe…. Vous avez le temps de faire le tour des collègues, de vous faire un thé, de revenir à votre poste… 377 et ce n’est pas fini.

Le temps de raconter vos vacances à votre collègue de droite et ça y est… le chiffre de 789 mails s’affiche fièrement.

Moins, si vous avez préparé le terrain avant les vacances (voir l’article).

Alors comment faire pour classer vos mails efficacement, sans perdre trop de temps et d’énergie ?

 

ÉTAPE 1 : CLASSER PAR EXPÉDITEUR

Le classement par expéditeur va vous permettre :

  • D’identifier les newsletters que vous allez ranger tout de suite dans des dossiers spécifiques (vous aurez ainsi tout le loisir de les lire quand vous aurez le temps).
  • De repérez les SPAM qui seraient passés entre les mailles du filet. Jetez-les.

ÉTAPE 2 : PRENEZ R.D.V. AVEC VOTRE BOITE MAIL

Pour les 342 mails restants à traiter, fixer entre 1H00 et 1H30 dans votre agenda pour faire votre tri.

Prenez un moment où vous ne serez pas dérangée, afin d’être concentrée. La tâche est déjà assez ingrate. La faire durer dans le temps la rend interminable, d’autant que d’autres mails vont s’ajouter à la liste.

ÉTAPE 3 : FAITES UN PREMIER TOUR D’HORIZON

Parcourir la liste des e-mails vous permet d’avoir une vue d’ensemble des sujets que vous avez manqués pendant votre absence et de préparer l’étape suivante.
Supprimez au passage ceux que vous ne lirez pas (comme les mails de relance du pot de départ auquel vous n’avez pas assisté).

ÉTAPE 4 : TRIEZ LES MAILS PAR PRIORITÉ

Vous pouvez faire plusieurs dossiers :

  • Les e-mails à traiter en urgence
  • Les mails qui attendent une réponse
  • Les mails à archiver…

Faire le tri et ne pas traiter les mails au fil de l’eau vous permet :

  1. D’être renseignée sur l’état d’avancement des dossiers : pas besoin du coup de répondre à un mail obsolète. Ça vous fait perdre du temps et ça énerve vos destinataires.
  2. De savoir clairement ce que vous avez à faire et vous pouvez estimer le temps nécessaire aux réponses de vos mails.

Une fois ce tri fait, traitez en priorité :

  • Les mails qui attendent des réponses (par ordre d’urgence).
  • Les mails importants (ceux qui n’attendent pas de réponse mais pour lesquels votre intervention est nécessaire).

Puis, attelez-vous au reste.

ÉTAPE 5 : ALLEZ FAIRE UN PETIT TOUR DANS LA BOITE SPAM

On ne sait jamais, des mails importants s’y glissent parfois.

Voilà, c’est propre et trié ! Vous pouvez reprendre le cours de votre travail.

Gérer sa boîte mails de façon efficace demande de l’organisation et de savoir gérer les priorités.

Et vous ? Comment gérez-vous votre boîte mail ? N’hésitez pas à partager vos astuces dans les commentaires ci-dessous !